補助金採択後は、書類整理も重要です！
～初めての補助金申請・採択で、採択後の流れや留意点を知りたいあなたへ～
担当課室：広報・情報システム室

最終更新日：平成28年12月1日

補助金にこれからチャレンジされる中小企業の皆様、初めて採択された中小企業の皆様、補助事業では、採択前よりも採択後の方が、より多くの書類整理が必要となることをご存じですか？

入金までの流れ

一般的に補助金は、採択発表後、すぐに入金されるのではありません。

交付決定通知書が届いた後に事業を実施し、定められた期間内に事業に要した全ての経費を支払って補助事業が完了します。その後、検査で受けられる金額が確定し、後払いで補助金が入金されます。

補助事業の流れ

補助金採択時に通知のあった額は補助金の上限額であり、使った経費が確認できる書類に不備がある場合などは、実際に入金される補助金額が減額されることがあります。

また、取得した財産の管理方法や経理処理をはじめ、補助事業では、整理すべき書類が定められており、例えば発注の際には口頭発注では不十分で、見積書や発注書などの発注したことが確認できる書類が必要です。

補助金は税金が原資であり適正な執行が求められていることから、事業目的に合致した経費であることはもちろん、補助事業で実際に使用されたことが確認できる書類の整理や、原則銀行振込での支払いが必要です。

補助金では、補助事業とその他の事業とを明確に分けて管理するとともに経費区分毎の管理が必要です。例えば人件費なら、補助事業に従事した時間を分けて計上するための業務日誌を作成し、当該事業に従事した時間を明確にすることが必要です。

また、時系列で資料を整理することが必要です。例えば、設備等を購入する時は、見積→発注→納品→検収→請求→支払といった流れを示す帳票を保存し、いつ行われたか、日付が分かるよう整理します。

今回紹介したのは、補助金の書類整理の基本的な考え方です。補助金によっては、取扱が異なることもあるため、書類整理で迷った時には、補助事業者向けのマニュアルをご確認いただき、補助金担当者にお気軽にお問い合わせ下さい。

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